Maildisciplin i byggprojekt

Så här kan du hjälpa till att spara tid, pengar och en del huvudvärk i era byggprojekt:

Var konkret och undvik följdfrågor

Se till att vara så tydlig och konkret i dina mail som möjligt och fundera redan innan vad du kan få för följdfrågor och svara på dem redan innan, så slipper du få en massa mail du hade kunnat undvika från början. Var dessutom tydlig med eventuella deadlines och datum/tider för att hjälpa mottagaren planera sina arbetsdagar.

Använd ämnesraden med omsorg

Var väldigt tydlig i ämnesraden vad ditt mail handlar om. Mottagaren ska helst ha en klar bild av vad mailet handlar om innan denne ens har öppnat det. Det gör att hen kan prioritera men det ger även dig en bättre chans till att få svar på det du vill ha svar på, eller informera om det du vill informera om.

Tänk också på att en mailtråd alltid ska handla om det som står i ämnesraden. Byter du ämne, så skapa en ny mailkonversation med en ämnesrad som passar. Annars blir det förvirrande och ostrukturerat.

Skicka inte kopia till någon som inte behöver läsa mailet.

Lägg med så få mottagare i samma mail som möjligt och skicka bara kopia i nödfall. Ju färre som är mottagare, desto färre kan komma att svara på ditt mail. Färre kommer också att delta i den eventuella mailkarusell som kan dra igång till följd av det du skickat.

Kom också ihåg att kopia skickas endast till en person för vetskap. Denne kan inte förväntas svara på mailet eller ge återkoppling på att hen mottagit det.

Måste du verkligen maila?

Försök att undvika skicka mail så gott det går. Fråga dig själv när du funderar på att skriva ett mail: "Kan jag ta det här i ett annat sammanhang eller i en annan kanal istället för att maila nu?".

Ring (om du kan)!

Handlar ditt ärende om något som inte på något sätt behöver dokumenteras? Ring då istället, kommer bespara alla tid. Det tar många minuter att läsa och svara på mail men många gånger bara några sekunder att klara av det över telefon. Har ni möjlighet att chatta, är även det en tidsbesparare många gånger.

Vidarebefordra inte en lång mailtråd och skriv ”läs nedan”.

Det finns flera problem med det. Dels måste mottagaren nu sätta sig in i DITT ärende och läsa en massa mail hen inte varit delaktig i, det tar tid bara det. Sedan är ”läs nedan” väldigt otydligt och inte alls konkret (se punkt 1). Så se till att sammanfatta mailtråden i din vidarebefordring och klargör för läsaren vad denne förväntas göra. Visst, det tar lite längre tid för dig i ett första skede men du slipper följdfrågor (mer tid för dig att klargöra) och du besparar massa tid för mottagaren, och förmodligen även den person du först korresponderat med. Sparar du tid för andra personer sparar du tid för projektet, så ta gärna lite extra tid i början för du kommer spara en massa tid i slutändan.

Ställ inte frågor om du inte har en fråga

Väldigt ofta används frågetecken i mail, fast personen inte ens vill ställa en fråga. Det kommer antingen ge dig svar på ”frågor” du inte ens ville ha svar på och du måste klargöra det, eller så kommer du få en förvirrad läsare som inte riktigt vet om hen ska vara på något eller inte. Behövs inte frågetecknet, använd det inte.

Återkoppla alltid, gärna så snabbt som möjligt

Se till att alltid återkoppla på ett mail. På TL Bygg har vi som riktlinje att på något sätt återkoppla inom 24 timmar. Det är inte säkert du har svar eller kan ge besked inom denna tid men det är oerhört viktigt att den som skickat mailet får något form av återkoppling så snart som möjligt. Det finns flera skäl till det men de bästa är nog; det är god service att svara på någons mail så denna vet att det kommit fram, vilket i sin tur skapar förtroende och en god relation. Och, du slipper få påminnelser i stil med ”har du fått mitt mail?” som tar onödig tid i anspråk.

Fundera på kanaler

Fundera på om ni i projektet kan använda andra mer effektiva kanaler än mailen, om inte annat som ett komplement. Det kan exempelvis vara Teams, Jira eller Yammer där ni använder inläggsfunktionen för att skriva saker som ”kan vara bra att känna till”. Då kan du själv styra när du vill ta del av infon istället för att öppna mail hela tiden.