6 grymma tips på vardagskommunikation i ett byggprojekt
1. Bestäm verktyg, kommunikationsvägar och gemensamt arbetssätt på startmötet
Ett lyckat bygge börjar med att vi lyssnar, förstår och gör oss förstådda och det är viktigt att vi direkt sätter förutsättningarna för en effektiv kommunikation i projektet. Var därför öppen med vad som är viktigt för dig, vilket typ av information du förväntar dig av andra och på vilket sätt du tycker den ska levereras, d.v.s. era gemensamma kommunikationsvägar. Kom överens om ett effektivt och tydligt sätt att kommunicera i projektet, var lojal mot det beslutet och skapa inte nya kommunikationsvägar för då kan vissa inblandade missa information (men hugg det inte i sten, funkar det inte får ni sätta er ner igen och finna nya bättre vägar tillsammans).
Det är också viktigt att tydliggöra vem eller vilka i projektet som ska ha specifik information. För att inte utsätta sig för risken att t.ex. projektledaren inte fått ändringar i handlingar är det av yttersta vikt att detta följs, annars riskerar ni/vi en väldigt mycket dyrare produktion. Det gäller all kommunikation mellan alla aktörer i ett byggprojekt.
2. Ändra kommunikationsstrategin om den inte fungerar, och ta er tid för det.
Ja, ibland fungerar det ju inte som en önskar och då är det lätt att börja muttra och köra på i samma spår. Men, en dåligt fungerade kommunikation är extremt tidskrävande och för varje minut som ni sätter er ner och diskuterar hur det ska bli bättre så kommer ni spara minst lika många timmar i projektet. Så ta er tid, att säga att det inte finns någon tid duger inte, för i längden har ni sparat så mycket tid att det kan räknas i många dagar. Ja, och en hel del pengar på huvudvärkstabletter också skulle vi tro.
3. Skippa snickerisnacket
Snickerisnack är vad vi inom TL Bygg benämner ”vårt språk”, det vi använder inom ett bygges alla delar. Vi rör oss nämligen med en massa ord och begrepp som är tydliga för oss men många gånger är smått obegripliga för andra aktörer i en byggproduktion. Därför försöker vi påminna oss själva om att inte använda det språket när vi pratar med andra, och om vi gör det så ska vi såklart förklara vad vi menar. Vi i vår tur förstår givetvis inte alla termer som andra använder och kommer behöva samma hjälp från dem.
Ibland missar vi såklart att förklara vad vi menar men då finns ett väldigt bra hjälpmedel – vårt alldeles egna ordlexikon med lite speciella ord och termer. Beställ det gratis och passa på att spela vår lilla ordquiz.
4. En schysst maildisciplin
Varje dag skickas en oerhörd mängd mail som kan benämnas som ”onödiga” för mottagaren (och kanske i vissa fall avsändaren), och gissningsvis känner du igen dig i det. Det gäller givetvis även i byggprojekt. Se därför till att bygga upp en maildisciplin i projekten där så få mail som möjligt ska skickas, för det är en oerhört kostsam historia. Forskning* visar på att du förlorar cirka 40 minuters övrig arbetstid för varje mail så att ha en riktigt god maildisciplin är en stor kostnadsbesparare i alla typer av projekt. Läs gärna våra tips för en god maildisciplin i byggprojekt.
5. Ställ frågor - särskilt dumma
Handen på hjärtat, hur många gånger har du inte låtit bli att ställa en fråga för att du känner dig dum som ställer den och att du känner att du egentligen bör veta svaret? Eller kanske låtsats förstå när du inte riktigt hängde med? Och hur många gånger av dessa har det inte lett till merarbete eller fel i slutändan? Nä, kört hårt, ställ den "dumma" frågan och spara både dig själv och dina kollegor massa tid. Man kan inte veta allt, inte ens de enklaste saker och ibland kan man helt enkelt bara missförstå. Det är mänskligt och kommer inte få någon att titta snett på dig. Dessutom kommer du hänga med i konversationen mycket bättre om du slipper tänka på det du inte riktigt förstod.
6. Gissning v/s fakta - vem vinner?
Det här är ett enkelt men ändå viktigt tips vi känner vi bör ha med, för ofta ges rena gissningar till svar i yrkeslivet. Om gissningar är vanligare i byggbranschen än i andra branscher kan vi inte svara på, men att det finns inom vår är däremot säkert. Gissningar leder sällan till något gott. De kan leda till dyra förseningar, mer eller mindre allvarliga fel i byggprojekten, misstro och försämrade relationer och i allra värsta fall orsaka tillbud eller olyckor. Så gissa helt enkelt aldrig. Basera dina svar på fakta och ren kunskap. Kan du inte svaret eller känner dig osäker, då ber du om att få återkomma med det. Att erkänna när man inte kan något skapar ett långsiktigt förtroende mellan parterna medan gissningar ofta gör det motsatta.
Vill du veta mer?
